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议电算化体系中会计档案管理相关问题
作者:未知 文章来源:网络 点击数: 更新时间:2009-11-25

【摘 要】随着电子计算机的普及与其技术推广,传统的手工会计体系发生了很大的变化。会计档案管理作为会计基础规范化的重要一项工作,也受到了电算化技术的普及。确保电算化会计档案的安全与完整和准确,就要找出其发展中容易出现的问题,制定相关管理制度,采取措施,使其顺势发展。
  【关键词】会计电算化档案 存在问题 管理内容措施
  
  在会计电算化条件下,除了打印输出的账、证、表以外,整个系统开发形成的全套档案资料都属于会计档案的范畴;另外,对存有会计数据的有关介质也应妥善保管。因此,电算化会计档案就包括存储在计算机中的会计数据和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据,以及会计软件系统开发中编制的各种文档程序和其他会计资料。
  
  1 会计电算化档案的含义及特点
  
  1.1会计电算化档案的含义会计电算化档案是指以磁性介质存储在计算机中的会计数据和计算机打印的书面形式的会计信息,包括记帐凭证、会计帐簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等,以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。
   1.2会计电算化下会计档案管理的新特点(1)电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。(2)电算化会计档案较传统会计档案有更多的存贮形式且对存放条件要求更高。(3)电算化会计档案较传统会计档案易于修改,且不留痕迹。(4)电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。(5)电算化会计档案必须借助于一定的环境才能再现在使用者的面前,且使用时具有方便、快捷、直观,容易产生一些分析结果,可以对管理和决策提供较好的支持。
  
  2 电算化会计档案管理中存在的相关问题
  
  2.1企业在业务量加大的过程中会计电算化档案存储的范围和领域越来越广范了。会计电算化档案不仅仅停留在老式的会计档案上,而发展成了存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。实行会计电算化以后,所有的会计核算业务都是通过电算化记帐来完成的。对电算化这种操作方式,财务人员首先需要设计能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码,然后借助计算机进行会计核算处理。由于这些程序既是使电算化会计信息系统能够运行的条件,因而这些资料虽然不是会计核算活动的产物,没有具体的数据和表格,但是由于没有它们的支持,整个会计核算过程就无法进行,所以必须作为电算化会计档案的特殊部分予以保存,否则就会出现问题。
  2.2会计电算化会计档案的调用需要一定的软硬件环境。传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用。
  2.3会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。因此,管理的难度增大了。电算化会计系统对人员的素质与系统安全操作提出了新需要。电算化会计档案管理要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法,更要学习相关电算化技能。由于一些会计主管人员长事从事手工记帐,有些同志在一些基本电算化技能方面还认识不足,这就加大了电算化档案的管理推广速度。这些问题的出现需要从相关政策法规和技能培训方面入手。
  2.4对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。会计电算化档案具有易遭破坏,难留痕迹的特点;同时电子档案易被修改电子档案的保存,受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素的影响。
  2.5会计电算化会计档案更需要科学地管理。实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多,这就对如何进行科学的管理带来新的问题。
  为了更好地有效管理电算化会计档案,使其发挥更大的作用,除了上述问题,还必须形成一套科学实用的管理制度,包括存档手续、分类管理办法、使用审批手续、保存期限及销毁手
  续等内容,以使相关管理制度常规化。
  
  3 加强电算化会计档案管理具体内容和相关措施
  
  3.1电算化会计档案管理具体内容
  现金记帐凭证及日记帐的输出及保管。现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记帐凭证一律由专职会计人员手工做记帐凭证,审核无误后当日输入计算机并打印出现金日记帐页,审核后交现金出纳人员核对现金库存,相符后出纳员及主管负责人在帐页上盖章,按月编页码装订成册加盖封印,年终将各月现金日记帐顺序装订成册,加盖封印妥为保管。
  3.2现金、银行记帐凭证可采取汇总的方式,装订成册,妥为保管
  银行记帐凭证分机制凭证和手编记帐凭证两种。有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证,当日输入计算机并打印银行日记帐,以保证银行出纳当日业务当日清。银行帐页经出纳审核无误后,出纳和主管会计签字盖章,按日装订成册,年终将各月银行日记帐顺序装订成册,并加盖封印,妥为保管。。
  3.3转帐凭证的输入、输出与保管
  转帐凭证包括手编凭证和机制凭证两种,有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记帐凭证,输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出,并与手编凭证同样装订成册,妥为保管。
  3.4科目汇总表、帐簿打印时间
  3.4.1现金、银行日记帐每天打印。
  3.4.2银行余额调整表每月打印一次。
  3.4.3总分类帐和各种明细分类帐每月打印一次。

  4 结合电算化会计档案的特点内容,加强电算化会计档案管理措施
  
  4.1 日常操作管理制度。计算机替代手工记帐后的日常使用管理是通过对系统运行的管理,保证系统正常运行,完成预定任务,保证系统内各资源信息的安全与完整。具体包括:
  4.1.1操作人员的工作职责和工作权限。
  4.1.2预防原始凭证和记帐凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施。
  4.1.3必要的上机操作记录制度。
  4.2 实现有组织、动态地管理大量数据,方便用户访问的由计算机软、硬件组成的系统。加强系统维护管理:
  4.2.1保证机房设备安全和电子计算机正常运转的措施。
  4.2.2会计数据和会计核算软件安全保密的措施。
  4.2.3修改会计
  核算软件的审批和监督制度。
  4.3对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作,重要会计档案应准备双份,存放在两个不同的地点。
  4.4采用磁性介质保存会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质损坏,而使会计档案丢失。
  4.5通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序,视同会计档案保管,保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。
  4.6电算化会计档案管理是重要的会计基础工作,要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理,由专人负责。认真学习《档案法》、《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》等,加强电算

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