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关于做好档案管理工作的思考
作者:未知 文章来源:网络 点击数: 更新时间:2009-11-25

【摘 要】在服务型社会大环境下,应该从三个方面去努力,即广开收集渠道,努力把好收集关;拓宽知识层面,实现管理现代化,创新工作思维,提高档案利用率,才能科学的开发和利用好档案资源,高质量做好档案管理工作。
  【关键词】档案管理工作 档案管理人员 思考
  
  在服务型社会大环境下,如何科学的开发和利用好档案资源,是档案管理人员面对的新课题。笔者根据近年来的工作实践,认为应该从以下三个方面去努力。
  
  一、广开收集渠道,努力把好收集关
  
  档案的种类名目繁多,形式多样。因此,要正确处理“有文不归”和“有文必档”的关系,明确制订文件材料的归档范围和收集重点,以便把有价值的文件收集齐全。在这个过程中要把握两个重点环节。
  1.健全管理体制,发挥网络作用。要结合单位自身的管理体制、组织机构的设置、档案材料的形成规律建立一个纵横交织的管理网络体系,协调各部门配备兼职档案信息员,从而做到从上而下,层层有人负责,形成上下配合,左右协作的档案传递网络,这是做好档案收集工作的基础。专职档案管理人员应与各部门信息员经常联系,加强对平时收集工作的检查和指导工作,做到随时收集和定期收集相结合,尽可能防止和减少文件资料的流失。这样做不仅拓宽了档案的收集范围,还丰富了室藏,促进了收集工作的开展。
  2.文件材料的收集工作除了建立健全文件资料的收集归档制度、取得领导重视、各部门配合外,更重要的是专职档案人员要做到“三勤”,即脑勤、手勤、腿勤,爱岗敬业,尽职尽责。档案管理人员应根据档案材料来源广、范围大的特点,主动上门,跟踪收集。首先根据文件材料形成时间的规律主动收集,把握文件收集的主动权,把反映主要职能活动和历史面貌的的重要材料都收集起来。要加强与各部门的沟通,避免归档时遗漏。阶段工作结束或年度工作完结,专职档案管理人员应主动上门将所形成的文件材料收集归档,把大量分散的档案资料进行加工、分析鉴别、归档集中,从中找出规律性的材料和数据,变死材料为活信息,为开展各项管理工作服务,为各项管理工作提供齐全、完整、准确、可靠的档案信息资源。同时档案管理工作应加强宣传,通过多种渠道、多种形式、多种场合适时宣传档案知识和档案法规,增强全员的档案管理意识,使其自觉的配合好文件资料的收集和归档工作,以有利于档案工作的顺利开展。
  
  二、拓宽知识层面,实现管理现代化
  
  档案数量越来越大,档案的种类越来越多。因此,只有实现档案管理现代化,才能有效地解决新形式下出现的新问题。
  1.加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作,其要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神,又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此,档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识,拓宽知识层面,提高综合素质,才能做好新时期的档案管理工作。
  2.掌握现代化管理技能,提高综合素质。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求,也是档案管理发展的必然方向。所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握,努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。
  3.利用现代化技术,整理档案。利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。利用计算机模拟人工立卷,然后按类别将属于条目的内容打印出来,作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物,也可按文件形成的先后顺序排列打印,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又发挥计算机的管理优势,减少了手工操作,提高了工作效率,更好地服务于社会。

  三、 创新工作思维,提高档案利用率
  
  档案保管的目的是为了利用,因此,档案管理工作者在处理好利用和保密关系前提下,要不断完善利用工作制度和查找工具。
  1.加强编研工作。要搞好档案编研就要主动了解社会需要及素材状况,采取征编结合的方法,通过对档案的分析研究,按照一定的主体对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤编印成各种档案参考资料,从而使档案信息资源更准确、更系统、更精练。因此,要从实际出发,有针对性的编制必要的检索工具,使检索多样化,从而提高查找利用档案的效率。
  2.积极主动提供服务,改变以往被动服务的局面。档案管理人员要从思想上树立高度的服务观念,克服“守摊式”的被动服务观念,充分发挥助手作用,利用现代信息化技术提供远程服务,利用网上信息量大、传递速度快的优势,实现档案信息资源共享。
  3.档案管理工作者要努力练好基本功,熟悉业务,当好活字典。档案管理工作者要把熟悉“家底”当成自己的天职。建立健全档案管理制度,配置适宜档案保存的设施,利用先进技术设备和现代化管理手段,按照国家的有关规定整理、保管档案,防止档案的破损、腿色、霉变和散失,确保档案的完整和安全,并对重要的和珍贵的档案采取特殊的保护措施。
  严格执行国家的保密政策,严防泄密。建立科学的管理制度,为和谐社会建设提供及时、准确、周到的服务。
  
  参考文献:
  [1]安春娥.试论高校学报档案的管理、开发与利用[J].山西广播电视大学学报,2009,(2).
  [2]史淑琴.对远程教育学籍档案网络化管理的探索[J].山西广播电视大学学报,2009,(2).

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