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浅谈中职学校学生档案管理存在的问题及对策
作者:未知 文章来源:网络 点击数: 更新时间:2009-11-29

摘要:中职学校学生档案管理工作是学生工作的一个重要组成部分,学生档案是用人单位选拔使用、培养人才的最基本依据,它记述和反映一个学生在校的学习情况和德才表现的文件载体,使用人单位做出知人善任、选贤举能,既是考察和了解学生的重要依据,又是做好学生管理工作的重要手段。但是,目前中职学校学生档案管理还存在一些问题,所以,应完善学生档案管理相关制度,加快学生档案网络化管理的建设,充分挖掘档案的利用价值,为毕业生就业服务。
关键词:中职学校  学生档案  管理  问题  对策
        0 引言
        中职学校学生档案是学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录,是学生家庭社会关系、经济状况的主要原始材料,也是中职学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据,更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。在目前就业竞争激烈的情况下,中职学校学生档案作为毕业生的一项重要凭证,有着难以替代的作用。
        1 中职学校学生档案管理存在的问题
        中职学校学生档案管理旨在对学生在校期间,以及在毕业生追踪调查中所形成的各种材料进行整理、归档,提供学生档案的查阅、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。长期以来,由于诸多原因,中职学校学生档案未能得到应有的重视,致使档案材料收集不全,质量不高,不能准确全面地反映中职学校学生的全貌,甚至出现档案丢失等现象。当前中职学校学生档案管理主要存在以下几个方面的问题:
        1.1 学生档案不受重视,管理体制不完善。学生档案是学校档案的一个分支,但是,中职学校往往只重视教学和其它管理的档案工作,对于学生档案工作的重要性没有认识到位,没有将学生档案管理工作提到议事日程,在档案管理二级机构中没有配备专职人员,没有进行必要的检查监督和指导,没有将学生档案管理的好坏与档案管理部门的业绩挂钩,没有进行有关的制度建设,学生档案管理工作缺乏领导重视,管理体制明显不完善。
        1.2 学生档案的收集整理不规范。目前中职学校学生档案的管理一般由学生管理部门进行统一管理,并将学生档案的整理交由院系来完成。由于学生管理部门没有配备专职人员,加上学校缺乏监督检查和业务指导,导致学生档案在收集整理过程没有走上标准化、规范化,出现这样或那样的错误,如文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现错别字、学年度班主任鉴定千篇一律、材料缺失等等。
        1.3 学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备。因档案的收集不及时,整理、服务环节跟不上,学生档案只成为“废纸”一堆,无人查阅,也无法查阅、借阅,不利于中职学校教师了解学生,对学生因材施教。
        1.4 毕业学生档案的转递、管理等工作不尽完善。目前,中等职业教育学校学生档案在毕业时可移交人才交流中心保管,成人档案仍由学校管理,这两种方法都有相同的弊病。
        2 加强中职学校学生档案管理的对策
        针对以上存在的几个问题,笔者认为应该着力进行以下几方面的工作:
        2.1 狠抓组织和人员落实工作。中职学校学生档案的管理要做到组织机构落实、人员落实、库房落实。实践表明,要搞好中职学校学生档案管理,首先必须理顺管理体制,做到组织机构落实。不论当前中职学校对学生管理采取何种模式,都要根据学校工作的实际情况,建立学生档案管理组织机构;不论学生档案是放在何处,必须有专人负责学生档案的管理工作。要根据学生档案的数量,配备适当编制的专业人员。笔者认为,为了确保学生档案的管理质量,应该实行集中式管理。管理机构可设置在学生工作处下,并配备专职档案管理人员。如果中职学校已经设立综合档案馆,那么学生档案可应归综合档案馆统一管理。对于采用分散管理模式的,一定要加强业务指导工作,以保证学生档案的归档和整理质量。


        2.2 加大学习宣传力度,强化师生档案意识。通过学习宣传,提高师生对学生档案工作的认识,积极关心支持学生档案工作。让大家认识到,学生档案是关系到中职学校全面推进素质教育、向社会输送合格人才和中职生毕业就业的大事。一份高质量的档案,对用人单位是具有强烈的诱惑力和吸引力的。每一位学生都应该重视档案材料的填写,做到如实填写、书写清楚、格式规范,档案制成材料符合要求。同时,在校期间努力争取创造优良的业绩,书写自己的历史。
        2.3 建立健全归档材料的形成、收集和传递制度。
        2.3.1 规范归档材料的要求。按照干部人事档案管理规定,归档材料必须统一使用16开规格的耐久性较好的纸张,字迹材料应是耐久或比较耐久的,不得使用圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水及铅笔书写,也不宜采用喷墨打印件归档,应选用激光打印件或静电复印件归档。凡是不符合要求的,必须退回原形成材料单位重新处理后方可归档。
        2.3.2 建立归档材料收集制度。虽然中职学校学生档案材料的形成渠道多、来源广,但材料形成大多是比较有规律的,只要你留心去观察,是不难掌握的。如中职学校学生的档案材料的收集工作,大致可以分为三个阶段:第一个阶段是收集招生时形成的和中职学校入学前的档案材料,这些档案材料应在招生录取时和学生入学时就着手抓紧收集。第二个阶段档案材料的收集,除了平时有规律地收集学生在学期间的所形成的德智体能、各类社会实践活动、各种竞赛及各类证书复印件等材料外,还要从党、团组织收集他们加入党、团组织的材料,向教务处、团委和学生会收集评优评奖等材料。第三阶段是最重要的收集阶段,即毕业之际对学生在中职学校期间德智体能的总结和评价材料,大致可形成的材料有:毕业生登记表、毕业生鉴定表、成绩总表和积分表、中职学生体育合格登记卡、毕业生体检表等材料。此外,还应建立学生档案

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