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档案信息服务部门的服务机制研究##lunwen.5151doc

档案信息服务部门的服务机制研究
作者:未知 文章来源:网络 点击数: 更新时间:2009-11-29

摘要:21世纪是知识经济的时代,也是社会信息化程度不断提升的时代。信息化时代的到来带动了社会档案信息资源的急速增长的同时,传统的档案信息服务模式也必然会受到挑战。为了顺应社会发展,满足社会需求,档案信息服务部门应该构建先进的服务模式,本文正是基于此,对信息化社会背景下,档案信息服务部门的服务机制构建进行一定的探讨。
关键词:档案信息  服务  机制
        0 引言
        随着社会实践活动信息化的开展,档案工作领域也呈现出档案信息化的趋势,然而传统档案信息服务在方式、制度等方面都出现了滞后的情况。档案信息服务工作在其中发挥了重要作用。因此,调整传统的档案信息服务模式使之走出封闭、与社会实践相脱节的信息服务状态以适应社会实践发展的要求,建立信息化社会背景下,档案信息服务部门的服务机制的构建成为档案工作者必须面对的问题。
        1 档案信息服务的界定
        1.1 档案信息服务的含义 从广义上讲,档案信息服务指的是档案信息机构整个的业务工作,即所有为了促进档案信息流通,加快档案信息传播,提高档案信息利用率,便于利用者获取档案信息所进行的各项活动。狭义上讲,是指档案馆(室)工作人员根据利用者的档案信息需求,组织利用者获取和利用档案信息的工作。本文研究的档案信息服务从狭义理解,是档案部门为了最大限度的发挥档案信息的社会效益、经济效益,在服务理念支配下,通过健全的制度、合理的程序,特定机构而将档案信息通过各种方式提供给利用者利用,并为社会大众创造良好的档案信息利用氛围、环境,以发挥档案作为人类活动记录的作用,提高社会整体的档案信息服务水平,并通过档案信息服务工作的成功开展带动档案工作其他环节的发展,以提高档案事业的社会地位。
        1.2 档案信息服务系统构成要素 档案信息服务系统由档案信息服务对象——利用者、档案信息服务人员——档案工作者、档案信息服务设施、档案信息服务方法、档案信息服务资源构成。具体的,利用者是档案信息服务的客体,是档案信息服务存在的原动力;档案工作者是档案信息服务的主体,包括相关的业务人员与服务人员;档案信息服务设施是档案信息服务工作的物质条件;服务方法与信息资源分别是档案信息服务实现的前提与工作对象。这些要素相互依存,共同构成了档案信息服务系统。档案信息服务系统是档案信息服务模式运行的先决条件,它与档案信息服务模式共同构成档案信息服务工作的基本框架。此外,从档案工作系统本身来看,档案信息服务系统还要受到档案鉴定、检索、档案信息开发及公开等诸多环节的影响。
        2 信息化社会档案信息服务机制的组织保障——服务机构的变革
        信息化社会下,改变传统封闭式、分散型的运行机制,建立起开放式的、协作型的运行机制非常必要。我国传统档案信息服务模式是用户直接面对档案信息服务部门,这种服务机构垄断的状况随着政府体制创新的推进,转化为新型服务模式:
        可见,传统档案信息服务模式由档案信息服务机构垄断着档案信息及其供给的情况,使行政与服务效率低下、资源浪费的问题突出。而新型服务模式出现了中间环节,利于改进档案信息服务质量,提高档案机构运作效率,同时也为档案信息服务机构同其他部门、中介或企业等合作带来了可能。一方面,档案信息服务机构与各类信息服务部门合作,可以通过建立网络信息中心实现。档案机构与各类信息服务部门的合作基础是基于网络环境。钱学森的《论系统工程》中指出:“从系统工程的技术角度来看,情报资料、图书、文献和档案都是一种信息,系统工程的目的是信息存储,信息的检索、提取、传输和显示。”网络环境下,档案机构同各类信息部门一样,成为社会信息系统的一个节点和信息资源的集散地。
        改变传统封闭式、分散型的运行机制,建立起开放式的、协作型的运行机制。可在国家档案行政管理部门内建立一个全国档案信息资源开发的规划协调小组,负责全国档案信息资源开发项目的调研和立项工作,制定有关的规章制度。通过公开招标的方式,择优确定项目负责单位和负责人。由负责单位组织有关档案馆实施项目内容,并开展服务。开发资金的来源,除向国家中请专项基金外,还可以吸引一些私人、社会团体等的捐赠。形成档案信息服务的经济实体,以保证档案事业发展与档案信息服务有充足资金。


        3 信息化社会档案信息服务部门的服务机制构建
        档案信息服务机制是存在于档案信息服务系统正常运行的内在各部分之间的必然联系和规律。对档案信息服务机制的构建,可以在实践中减少消耗、取得更高效益。同时,应该看到,服务机制也是档案信息服务部门把档案信息资源同社会需求、社会发展有机结合的桥梁和纽带。档案信息部门服务机制的构建应该从以下三方面进行:
        3.1 引入竞争机制,提高信息资源利用的效率 我国传统档案信息服务工作是由政府出资,是一种社会资金的再分配形式。按理说,档案部门完全可以利用这笔投资以更好地为社会服务,但是,由于档案部门并不直接对这笔投资自负盈亏,这部分资金的投资效果如何,到底是取得正效益还是负效益,都是由社会来共同承担,因此,投资的目的并非为了让档案部门去创收赢利,向国家上缴利润,而是要让它利用这些投资更好地开发档案信息资源,发挥档案部门的社会效益。但是,应该看到,这种方式会抑制信息增值服务市场的竞争,形成政府信息资源的垄断性经营,而减少竞争必然带来信息资源建设的低速度和应用的低效率,信息资源利用的低效率必然导致政府信息服务的低水平。
        因此,为了克服信息服务投资主体单一、服务方式单一、服务效益不高的弊端,满足社会信息需求的全面性与多样性,需要政府把市场机制引入档案信息服务部门中,充分利用市场竞争所具有的积极性与活力,通过各类档案信息服务部门的相互竞争和对信息内容的创造性经营,提升信息服务的质量和效益。同时,政府要通过立法、质量评估等措施加大对信息服务市场的宏观监管力度,确保信息服务竞争的有序性和规范性

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