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网络环境下加强高校档案管理工作的思考
作者:未知 文章来源:网络 点击数: 更新时间:2009-12-10

【摘 要】本文分析了在网络环境下,高校档案管理应如何应对新形势的各种挑战,尤其是电大在以网络教育为主的开放教育学习中的支持服务思考,并提出了虚实结合、藏用结合、重在服务、强调特色、加强沟通、协作共建的发展思路。
  【关键词】网络环境 高校档案管理 发展思路
  
  高校档案是学校发展的历史记录,是高等教育工作的重要环节,是国家档案事业的重要组成部分。进入新世纪随着学校事业的迅速发展,高校的档案管理工作也进入了一个新的阶段,如何在新时期里搞好档案管理?见得地代的到来给高校档案管理工作者提出了新的要求,高校档案管理工作如何应对新形势的各种挑战,是一个亟待解决的问题。尤其是广播电视大学目前主要从事的是以风行主的开放教育,教师、学生可以很方便地在网上打到所需资料,而与教学、考试等有关的信息,也都分散在各个专业的子网占中。鉴于电大的服务对象主要包括网络环境下的教师(含管理人员)和学生两大群体,因此在制定档案管理发展战略时,必须从网络下档案的特点和广播电视大学学习的特点两方面进行,将自身定位与为远程开放教育提供学习支持服务,走有自己特色的发展之路。分析当前高校档案管理工作面临的新形势,提出创新高校档案管理工作的目标,并且就如何加强当前高校档案管理工作进行了探讨。
  
  一、新形势下加强高校档案管理工作的必要性
  
  1.从档案内容拓展的客观要求来看,只有加强档案管理,才能使档案工作与时俱进,提高到新水平。当今时代是信息化时代,随着计算机大量应用于高校管理,产生了大量的数字化文件,数字化档案信息资源与日俱增。与此同时,校园网的开通,网上学校的开办,远程教育的发展,以及入世后高等教育面临的来自国际上的竞争等等。这些既极大地拓展了档案的内容,同时也为档案资料的收集、整理、贮存、使用带来了许多新情况和新问题,客观上要求必须加强高校的档案管理工作。
  2.从目前高校档案工作中突出的薄弱环节来看,只有加强管理,才能使档案工作符合要求,走上规范。档案管理工作的基础和前提,是档案资料的收集和整理。目前高校档案工作中普遍存在的问题是全员档案意识不强。从领导到教职工,对档案资料的收集、整理、建档、保管以及使用的重要性,普遍缺乏认识,在实际工作中不能摆到应有的位置。结果是许多重要的工作,甚至有重大影响的教学科研成果,只依稀地存在于人们的记忆,却找不到或难以找到主要历史资料,有的资料收集权又过繁过多,缺乏整理,没有质量。这些情况,既不符合档案收集的基本要求,也严重影响到档案作用的发挥。只有加强教育,提高干部、教职工的认识,坚决按照档案法规办事,才能使高校的档案管理工作走上规范化的轨道。
  3.从档案工作的目的来看,只有加强档案管理工作,才能更好地发挥档案的功能和作用。档案是历史,但历史可以鉴往,我们重视档案工作,是因为档案可以作为今天和明天的借鉴。档案工作的目的,是为今天服务,为现实服务。但是相当多的高校档案工作者扮演的是保管员的角色,注重档案的管理,不注重服务。由于服务意识不强,计多高校的档案绝大多数被束之高阁,无人问律,档案的价值只体现在保存上,而不是为学校各项工作服务上。在这些同志看来,档案工作做得好不好,主要是看其保存是否完整,而不是看其借阅频率,不看其实际发挥作用的大小。只有加强档案管理工作,特点是加强服务意识,让档案工作主动为教学、科研和学校建设发展服务才能凸显档案的功能和作用。
  
  二、当前加强高校档案管理应努力的目标
  
  一是管理模块化。高校档案管理工作也是一项系统工程,有其独特的管理模式。传统的档案如何管理,电子档案又如何管理,传统的档案如何用现代的信息技术进行管理,都应该将其形成管理模块,有利于提高管理水平和档案利用价值。这种模块化的管理,一方面可以通过档案管理软件的开发来实现,另一方面,则可通过管理机帛、管理方法、管理手段的创新来实现。管理模块化的结果将是档案管理人员在工作中能够较为方便地对档案进行归档、分类、数字化等,这样既能提高档案管理工作的效率,又有利于档案管理的科学化、规范化,查询人员能够较为快速地查找到自己想要索取的档案资料,从而节省查询时间。
  二是档案信息化。也就是加强档案信息化建设。办公自动化的快速发展,政府上网工程的实施,电子文件的产生和归档,信息共享与信息安全等问题,使得档案信息化日趋紧迫。就目前而言,档案信息化就是要加强电子文件和电子档案的管理,研究制定电子文件和电子档案管理规划,制定有关电子文件和电子档案管理办法与标准,加强档案管理软件的优化和推广。要对有高度价值的图像、文本、音像、软件和科学数据等档案资料进行收集,组织规范性加工,并加以高质量的保管,实现知识增值,并提供在广域网上横向跨库的电子存取服务,实现档案管理的电脑化,档案利用的网络化。
  三是人员专业化。新时期的高校档案工作者应该既懂档案学等专业知识,又懂电脑与网络知识,将二者有机地结合起来。按照国家的要求,档案工作者在新形势下应该是:具有较强的政治素质、崭新的知识结构,视野开阔、思维敏捷、有创新能力。在《全国档案事业“十五计划”》中,也提出了“以岗位培训和继续教育为重点,着重抓好档案业务人员失一员培训,全面推行持证上岗制定”的目标,以达到档案管理人员专业化的要求,并把精通档案专业知识、懂计算机、会外语的复合型人才作为培养重点。建立相应的培训体系,招揽高级自动化管理人才,提高他们的信息素质,增强他们对信息的管理、加工、合成、利用能力。

  三、新形势下加强高校档案管理工作的对策
  
  1.传统管理与现代管理相结合,更注重现代管理。这里所说的现代管理,也就是新形势下的档案电脑化管理。一方面,要将有价值的、该长期保存的、可以公开的档案通过电脑及相配套的软件进行管理。另一方面,要将高校各部门产生、形成的电子文件或资料通过电脑进行分类处理,从而形成电子档案。要形成统一的规范和标准,对档案尤其是电子档案加强信息化管理。电子档案管理过程中,一定要考虑到介质质量因素、人为因素等对档案信息的影响,采取有效措施进行保管。如把好质量关,多贮存一份;定期抽查、普查检测,加强病毒防范;适时转录、拷贝或迁移信息;重要信息采取再生性保护技术;加强有关电子文件的工作制定和管理制度;提高计算机人员操作水平、规范操作程序等,防止电子邮件信息的丢失。
  2.管理与服务相结合,更注重服务。在知识经济时代,高校档案的服务功能应该得到更大加强。中国加入WTO、信息技术的高速发展,网上政府、远程教育的出现,越来越多的档案将直接通过网络为学校的发展服务。学校的相关信息准不准确,内容丰不丰富,质量高不高,与档案管理水平也有很大的关系。因此,档案工作者要在发挥“管好”档案职能的同时,要更好地发挥“用好”档案的职能。要在保证真实可靠的前提下,将有价值的,可以公开的学校相关信息通过一定的加工、处理后公之于众,加强对学校各项工作的宣传,提升档案的服务水平,变被动提供查阅为主动提供信息,提高档案的价值,使其发挥更大的作用。可以说,在商校里,更好地发挥档案的服务功能,就是要发挥其资源

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