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浅谈煤炭企业如何加强档案服务创新工作
作者:未知 文章来源:网络 点击数: 更新时间:2009-12-13

【摘 要】煤炭企业是人力密集型企业,对于这种企业,一般拥有大量档案资料需要管理与维护,档案是一种信息资源,是一种无形的财富。它在为领导决策提供参考,为科研工作提供借鉴,为维护机关、企业、事业单位利益提供依据,为个人升学、就业、评定职称、增资调级等方面提供证据,为社会提供优质的全方位服务方面都发挥着重要作用。一个单位的档案工作搞的好不好,主要有两点,一是领导的重视与支持,二是档案员的积极主动工作。
  【关键词】档案 服务 创新 管理
  
  当前,煤炭企业档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源,不断创新档案服务机制,积极主动地为煤炭企业安全管理服务,为生产经营服务,为全面建设和谐煤炭企业服务。创新档案服务手段,不仅是形势发展的要求,也是煤炭企业广大档案工作者必须面对的一项重要课题。
  《中华人民共和国档案法》于1988年1月1日起颁布施行,1996年7月又对《档案法》进行修订:各单位应采取多种形式进行宣传,例如:组织机关干部、职工学习、开展档案知识竞赛等传,提高干部、职工全员的档案意识,做到有法可依、有法必依、使档案工作做到家喻户晓,人人皆知。
  
  一、档案服务创新是煤炭企业发展的必然要求
  
  1.创新是煤炭企业利用档案信息的需求。如今各煤炭企业提供利用的档案,不仅有文书档案,也有科技档案、专业档案、声像档案、实物档案等,以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息。煤炭企业经营者、管理者和广大技术人员要求能够快捷、方便地查询到自己所需要的信息,形势要求转变传统的服务方式。
  2.创新是扩大档案资料收藏和管理范围的需求。企业在生产经营过程中产生了大量电子文件,档案室不仅要接收和管理传统的纸质档案资料,而且还要接收和管理电子形式的档案以及多种新型载体的档案,这种趋势已越来越明显,在我国,由于很多地方煤炭企业所处的地理环境较为偏僻,没有足够的条件良好的保护和管理这些档案,常常造成许多资料的流失和缺损,这使得企业在无形中流失了一笔宝贵的财富。
  3.从服务方式上看,除要求提供档案原件进行摘抄外,还要求提供不同载体档案的修复、保护、复制服务。由于信息的多样话,传统的摘抄根本不能满足需要.这些新情况新问题迫切需要广大档案工作者既要在思想上高度重视,又要在行动上主动探索,更要在实践上积极创新,打破常规,创新管理和服务机制。
  把档案工作列入单位工作计划之中,在年初制定工作计划时,有档案工作相关条款,每年领导集体研究1至2次档案工作,及时解决档案工作中的具体问题和实际困难,为档案工作的顺利开展创造良好的环境。

  二、切实做好“双基”工作,为创新奠定坚实基础
  
  1.进一步深化已有档案资料的利用工作。要重视和支持已有档案资料的提供利用工作,将其纳入企业信息公开工作体系,完善煤矿档案馆室的硬、软件建设,切实做好各类档案资料的征集管理,对文件合理分类,准确编号,有序排列,构建手工和机检相结合的现行文件资料检索体系,完善文件资料陈列、目录检阅览咨询等功能,提高服务质量,紧紧围绕企业对工作的需要,切实做好安全生产、经营管理、企业改煤矿生产技术推广应用等方面的档案规范化管理供利用工作。
  2.进一步加强企业基层档案网络建设。要拓展档案网络,加强基层单位的档案管理,做到区厂点、部门、科室都有档案管理人员、管理制度,规采生产、掘进准备、煤炭销售、机电设备、对外交往煤发展等重点活动中形成的档案资料。企业档案部门要切实加强对各基层单位档案工作的指导,推进规范建档工作水平。
  3.进一步加强企业社区档案工作,更好地为群众服务。要把企业档案向社区拓展,企业档案。要会同人力资源、劳动、保险、房产、老干部、医疗门密切配合,齐抓共管,共同建立起完善的企业社案工作体系,为矿区职工群众提供全方位的档案服
  4.进一步加强民营企业档案工作,为优化民业发展环境服务。随着形势的发展,煤炭企业经域不断延伸,投资建设了一大批民营企业,煤炭企案部门要根据企业档案规范管理有关规定,切实民营企业增强档案意识,建立和完善档案管理各项制度,重点加强档案基础业务建设,积极引导民业开展档案收集、管理、利用,维护企业生产经营档科研技术档案、知识产权档案、商业秘密档案和信案的安全和完整。
  
  三、创新服务手段,开辟档案服务新领域
  
  1.建立档案馆(室)网页,开展网上利用服务。着档案馆(室)内部局域网的建立,企业档案部门分利用单位的网站制作自己的网页,积极组织上据和信息,使档案管理服务系统联上单位网站,实案信息的网上检索,为用户提供更好的服务。档作者要以网站为基础,进一步加快档案信息资源库建设,尤其是电子文件全文数据库建设,在网站实现电子文件的实时管理与利用,实现档案信息资源。
  2.开展在线服务。积极改变被动的、手工式的档案提供利用方式,采用主动的、现代化的档案服务方式。企业档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通讯,进行信息交流,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供查询和资信服务。
  3.实现信息资源共享。档案服务要创新,必须和各煤炭企业建立一个完整的档案信息系统,实体化管理,充分发挥整体优势。采用建立联合目形式,实现资源共享,使各煤炭企业充分挖掘资力,实现档案资源互补,提高各煤炭企业档案馆藏利用率,避免不必要的重复和浪费,更好地满足煤业多方面的需要。
  
  四、煤炭企业档案管理应注意的问题
  
  1.扬长避短,发挥主体性。档案部门之长在于拥有材料、谙熟材料,对于档案材料,我们的作用不只是被动的提供者,也应该是内容设计的编排者。
  2.求实创新,力求新颖性。要在组织服务的同时,注意力求新颖性,选择合适的媒介,给人以深刻印象的形式,实现档案价值,强化档案意识。
  3.角色意识是动力源,人员素质是重要条件。企业档案服务有着非常广阔的领域,服务质量的好坏取决于档案人员的素质,因此要加强培训,注意积累提高,使队伍更富职业感是我们努力的方向。

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