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论述高校教学档案的重要作用及存在问题
作者:未知 文章来源:教育资源库 点击数: 更新时间:2009-12-28

  高校教学档案是高校在教育教学实践与研究和管理活动中,直接形成的具有保存价值的文字、图表、实物、声像、计算机软件等不同载体的文件材料的总和,全方位反映了学校的办学实力和办学水平。教学档案的收集、整理、保存和利用是教学管理工作的重要组成部分,是影响高校评估结果的一个重要因素。提高高校教学档案的管理,才能发挥其对教学的参考、指导作用,才能有效地促进教学管理水平和教学质量的提高。
  
  一、教学档案的特点及重要作用
  
  教学档案不同与其它类型的档案,它具有很强的专业性、多样性、系统性、周期性、分散性等特点。这是由于教学管理和教学活动是一种很复杂的实践活动,其产生于教学实践和教学管理活动的各个环节之中。
  尽管如此,高校教学档案对学校的发展却具有重要作用。高校教学档案在高校教育教学评估中发挥的基础和依据作用,它能帮助教学、科研人员利用知识成果,促进教育科学事业的发展。教学档案是高校教学活动和教学管理工作状态的记载,其中记录着教学活动中的经验和教训,反映着教学改革和研究的成果,对于提高教学管理工作水平,适应现代化教育改革的要求,无疑是非常有益的。另外,教学档案还可供院校间相互学习和交流。
  
  二、高校教学档案的归档范围
  
  教学档案是高校档案的重要组成部分,作用重大,教学档案的归档范围包括教学管理活动和教学业务活动中形成的材料,主要包括:上级机关下达的有关教育、教学工作指令性、指导性文件;学校有关教学工作的决定、规定、规章制度、校长有关教学工作的批示;学校教育事业发展规划、计划的报告及上级批复;全校教学工作计划、总结及有关材料;各专业教学计划,重点课程教学大纲及课程简介;学年教学运行计划,任课教师名单及职称;实践教学计划、实践环节教学大纲、实践教学大纲,实验指导书、实践环节指导书;教师的教学计划、教学大纲、教学任务书、教学考核、课程安排进度表、考试试题、试题分析、优秀教学设计与教案等;教师培训的计划、进修成绩单、鉴定表等;教务处会议记录:召开的重要会议记录、文件材料;有关教学管理工作的各种统计表;各种教学工作简报;有关专业设置、调整、撤销、合并、更改名称的报告及上级批复;教学评估和各类教学情况调查材料;学校承担高等学校统编教材规划、上报推荐教材情况材料、学校召开的教材编审、编写会议纪要;校级一等以上教学、教材优秀奖,教学改革、建设成果奖评审材料及名单等;各类市级以上组织的竞赛通知、规则、赛题及获奖奖杯、奖状等;对在教学管理活动中拍摄的有价值的照片、录像带以及制作的光盘等。
  
  三、教学档案管理的现状
  
  从高校档案的现状,我们不难发现,高校教学档案工作虽然在长期的发展过程中取得了不小的成就,但随着时代的发展,很多的问题日渐突出,给教学档案管理工作带来了很多的消极影响。
  1.教学档案管理制度不健全。从目前档案管理现状来看,很多高校仍存在着管理制度不健全的问题,尤其是基层教学档案的管理缺乏有效的制约机制,存在着诸多问题。
  2.对教学档案的重视不够。随着高校发展的步伐不断加快,不少领导的兴奋点在发展上,而对发展的基础之一——教学档案的管理,不论在管理系统的设计、机构和专兼职人员的配置,还是现代化档案管理条件的完善,人员的培训,都较少列入领导的议事日程。

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  3.教学档案缺少开放性。传统的教学档案管理方式往往是建档入库,注重保藏而忽视其应用价值,缺少开放性。档案室门口“安全重地,严禁入内”的牌子让人望而却步,教学档案也被误认为是与其它的档案信息资源一样保密性极强,这样就严重制约了教学档案信息资源的开发。
  4.教学档案管理的数字信息化水平偏低。目前计算机教学档案管理还局限在目录检索上,利用率还较低。尽管电子文档和纸质文档将长期共存互动,并不能完全替代原始手写档案和纸质文档,但教学档案管理的数字信息化将大大改善其管理和利用的效率。
  5.教学档案管理工作队伍不稳定。目前许多高校都没有给这些部门配备专职的档案管理人员,其教学档案的管理基本是由各部门的教务、教学管理人员兼任,而且人员更换非常频繁。由于他们身兼多职,往往忽视档案管理工作,到年度归档立卷时敷衍了事,给教学档案管理带来很大不利。

  四、加强教学档案管理工作的建议
  
  1.建立相应的管理制度。教学档案管理制度的建设要由学校分管的校长负责组织,由校档案室具体牵头草拟制订,以体现档案工作的专业性和科学性。主要的工作制度应当包括:档案的编目分类制度,档案的分级管理制度,档案的存储借阅制度,各级档案管理人员的职责与奖励制度等。
  2.提高全员档案意识。高校档案管理工作的根本目的是使档案信息在高校各项工作和改革建设中发挥其作用。教学档案工作重点是将有价值的信息通过档案人员的劳动开发、挖掘,及时为学校发展建设提供高效能的档案信息服务。档案工作管理人员应转变观念,树立全新的服务意识,学校其他人员应提高对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。
  3.加强教学档案数字化建设。档案信息化是适应信息化时代的需要,以档案信息资源建设为核心,以信息网络为基础,建立高校电子教学档案数据库,通过将传统的纸制档案转化为电子信息,完成“固化”档案资料到“活化”信息资料的转变。充分利用网络平台、建立教学中相关文件、数据库,及档案信息资源管理网,使档案信息传递及时,通过网络向广大师生方便迅速地检查和查询所需的档案信息资料,为学院的教学改革和发展服务。
  4.提高教学档案管理人员素质与水平。高校档案信息化建设是否能取得成功的根本在于档案人员的配备。为此,须加强对高校档案管理人员的业务培训工作,以拓展档案人员的思维、知识面,提高其业务素质,以掌握新的档案管理技能和方法。同时,应引进高层次计算机专业及档案专业的人才。
  总之,在信息被普遍重视的今天,做好教学档案的信息化和开发利用工作十分重要。搞好教学档案管理工作需要档案研究人员不断的研究与探索,更需要学校其它部门大力配合。
  
  参考文献:
  [1]强春晓.高校教学档案管理的特点及现代化管理对策.中国信息技术教育,2007,(07).
  [2]赵彦昌,刘柳.高校本科教学评估与档案管理.学校档案,2007,(1).
  [3]高校档案在教育教学和科研中的重要作用,王玉华,中国高等教育网

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