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用信息化实现文秘工作与档案工作一体化
作者:未知 文章来源:网络 点击数: 更新时间:2010-1-7

用信息化实现文秘工作与档案工作一体化,是现代企业科学管理的必然趋势。随着社会的发展、企业的进步,在管理工作中新理念新技术逐步的推广和普及,文书档案成为综合档案里的重要组成部分,它的管理模式和方法也将发生进一步的变化,从提高文秘工作的质量和文书档案的计算机数据化处理以及快速、准确的利用文书档案信息等方面,从而体现了文档一体化的优越性和科学性,给文档工作者带来一个新的定位。
  
  一、用信息化实现文档一体化的好处
  
  用信息化实现文档一体化,必须用OA与档案数据库管理系统去工作。将办公系统中的文件内容用OA系统直接导入档案数据库管理系统中来,直接变成档案,对不能导的个别文件采取扫的办法。即方便又省时、省力、还能达到减人提效的目的。避免综合档案管理员只知其表象,重复低质劳动。但要十分注意做好档案利用权限的管理工作,我们所说的“方便档案利用者利用档案”,是有特定含义的,是指在一定的时间内为某一部分人在可利用的某一部分档案尽可能地提供方便,而对另一部分人要利用这部分档案不仅不能提供方便而且要加以阻止,采取一定的办法,用系统设置的可借阅和不可借阅、查询范围、归还日期等功能来实现,通过信息这条“高速公路”,来实现文秘工作与档案工作一体化目标,充分发挥企业文书档案信息资源的作用。
  
  二、从思想观念和实践理论两个方面分析文档一体信息化服务向纵深发展的障碍
  
  1.从思想观念上分析。目前,文档一体信息化服务并没有取得理想的效果,办公过程中引入计算机管理系统,必然会对现行的体制产生影响,尤其是现行的手工文件处理方式已经运行多年,也有一套完善制度和方法,机关工作人员也习惯了这种公文处理模式,一下子改变原有的工作方式和习惯,应用计算机进行公文处理,会对某些领导干部和工作人员之间产生疑问,妨碍办公管理系统的应用,因此做好宣传工作,转变观念统一认识,是推行办公自动化的必要条件,而有的企业单位虽然投入计算机不少,但对于办公自动化概念的宣传和理解产生了误区,过于片面强调办公过程的自动化,这是不可取的。
  2.从实践理论上分析。到目前为止,许多企业的文秘工作与档案工作还在实行分快管理制。这种体制从某种程度上却有意无意的拉大了文秘工作与档案工作的距离。负责文秘工作的人员档案意识淡薄,只考虑当前的工作,档案工作人员墨守成规也很少考虑文秘工作,导致二者在衔接过程中出现许多脱节,出现诸多不规范的现象,这直接影响了企业文书档案的建档质量。下面笔者谈一下好多企业档案建档过程中遇到的种种问题
  一是版面记录不全,附件不规范。在日常档案管理中常常遇到归档文件只有主题词而无抄送抄发单位,不标明印发部门和发文时间,甚至没有版记,尤其是主题词的选用不准确或自拟自编,给文件规归档拟写案卷标题增加了操作难度。有的“附件”字样标识不当,正文和附件的名称、序号不一致,附件单独装订时不标识正文字号和排列序号,严重影响着公文的规范立卷和规范归档。二是原始稿件不全,编号不规范。归档时发现只有定稿,缺了原稿或修改稿,公文编号差错,铅笔或圆珠笔撰写,不经过复印就用传真原件归档,短期内字迹就变得模糊不清,既不符合立卷归档的要求,又影响了档案的质量和存档价值,使档案的真实性难以保障。三是纸张不达标,装订不规范。相当一部分单位还在继续延用过去的16开型纸。大小16开混用现象尤为突出,搞的文件大小还不一致,造成装订中发生掉页、漏页、压字等问题,使档案的美观性和完整性都受到一定影响。四是文种使用不当,办理程序不规范。出现“决定”和“意见”不分,“通知”和“通告”混用,“请示”和“报告”不分,“报告”中夹杂着“请示”的内容,有的甚者把两个文种合二为一为“请示报告”,越级行文,越级签发,有校对无复核,不登记就印发等无序现象,从而为正确归档留下了后患。

   三、提高企业文书档案质量的对策及建议
  
  文秘工作和档案工作衔接的主体主要是公文,公文是文秘工作的主要产品,档案资料又主要来源于公文,公文是档案的前身。公文质量的好坏直接影响着档案的质量,换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案。高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上。下面笔者结合自己多年的工作实际,提出几点建议。
  一是组织机构合并,培养文档工作者。“文档一体化”的实质是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度中真正交融在一起。文秘人员的头脑中必须要有“档案意识,同时要站在对历史负责高度上来保证档案的质量,来减少档案部门工作程序,避免无谓的重复劳动,使文档工作流程科学化、合理化。二是明确部门职责,档案立卷前移。“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》已经明确了的基本制度。文秘人员要按照《国家行政机关公文处理办法》的要求,对办理完毕的文件材料,应由文秘人员集中统一保管,根据立卷的原则和方法及时编写“案卷类目”,“及时整理(立卷)、归档”,使文件的立卷工作日常化。会议文件应该在会前收集材料,会后及时立卷归档,切忌拖拉积压。联合办理的公文,原件由主办单位进行分门别类的管理,要及时收集归档,协办单位只保存复印件或副本,既方便平时查阅,又利于年终立卷。当遇到工作人员因故调离工作岗位时,主管单位要负责将本人暂存、借用的公文材料,按照有关规定全部及时进行清交,确保档案材料的完整性。三是强化制度建设,实现全过程管理。建立有效的管理制度和工作程序,严格按照规范程序办理公文,要树立质量管理意识,这是“全过程管理”的前提。文秘人员要有质量第一观念。要严格执行公文行文规则,严格审核签发制度,审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范,印制后发送前应再次进行复核。
  制定严格的质量标准。对要修改实质内容,则应该按程序复审。在公文用纸纸型、幅面尺寸、装订要求等技术指标上也要严格按《国家行政机关公文格式》标准把握。要正确选用主题词,自觉保存原稿或修改稿,不用铅笔或圆珠笔撰写或修改公文,传真件要经过复印后再归档,保证档案文件的质量和存档价值。四是适当投入,提高人员装备和技术水平。在建立一支有较强的政治觉悟和专业技术水平的优秀文档工作者队伍的同时,要配置“文档一体化”计算机管理系统,这是实现“全过程管理”的关键。依靠这一系统,一次输入,多次输出,从而会使文档实体生成一体化,管理一体化,利用一体化,规范一体化,用信息化实现文秘工作与档案工作一体化,从源头上提高煤炭企业档案质量。
  
  四、征得领导重视和工作人员的支持
  
  信息化虽然成为整个社会的共识,但要实现文档一体化必须要上下达成共识才能实现,因为较高的费用、相关知识的匮乏等,都会造成和产生文档一体化的盲区。所以要采取积极有效的措施,通过宣传媒体的宣传,转变领导及办公人员的观念,从而才会使现代文档工作有一个便捷的信息化平台和畅通的互联网环境。及早实现办公自动化。
  总之,随着社会信息化建设步伐的不断推进,企业文档工作也要不断发展,为了更好的做好企业文档工作,尽早实施文档一体化,借助文档一体化会十分方便地查到所需要的文档目录原文,改变以往利用者必须到档案室才能查阅档案状况。

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