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探析A烟草公司岗位说明书的编制
作者:未知 文章来源:网络 点击数: 更新时间:2010-2-1

[摘 要] 在人力资源开发和管理的诸多要素中,岗位分析是基本要素,是基础型的制度建设,也是科学合理的绩效管理的前提。进行岗位分析并由此而制定一份科学详备的岗位说明书,对烟草企业的管理具有重要意义。
  [关键词] 工作分析 岗位说明书 烟草公司
  
  岗位说明书是通过工作分析这一工具,对各个岗位的工作性质、工作职责、任务、工作环境、任职资格等所做出的统一要求。它是整个人力资源管理的基础,企业中存在的工作效率不高、工作效果差和管理水平低下等问题都可以从岗位说明书层面找到答案。烟草企业因长期垄断导致人力资源管理现状与发展现代化企业的要求相对滞后,通过工作分析对现有岗位进行梳理编制岗位说明书,对烟草企业整体而言具有重要意义。
  
  一、烟草进行工作分析的必要性
  
  1.A烟草公司工作分析的潜在需求
  (1)A烟草公司的竞争劣势。在对A烟草公司进行调研时,项目小组发现公司内部存在各种各样的问题,其中最为显著的是:组织机构层次过多,职责不清,需要对机构自上而下地进行改革,达到精简、效能的原则;工作界面不清晰,部门直接扯皮推诿现象严重,工作效率低下;岗位设置不合理(多头领导、层级太多、岗位混淆);人员编制的数目不符合最低化原则,很多岗位工作负荷不饱和。
  (2)A烟草公司的竞争优势。A烟草公司是我国主要的烟草生产基地,拥有雄厚的实力和较强的生产能力。员工队伍的忠诚度比较高,公司拥有其他竞争对手所无法超越的稳定的原料供应基地等等。以A烟草公司现有的条件,如果能够科学的合理设计出,针对公司的特点的人力资源体系将会使公司有质的飞跃,实现公司的目标。而要实现企业的目标,就得重视人力资源管理的基础工作——岗位分析。
  (3)A烟草公司的内部需求。A烟草公司战略目标是a.实现一个战略定位,公司进入行业第一方阵;b.打造品牌;c.培育一个新的经济增长点,做大做强品牌;d.培养一支优秀团队,支撑公司持续发展。现在,它已不能适应企业管理的要求,公司管理上的薄弱和不到位,公司内部部门之间协调配合不够,工作相互推诿、不负责任。另外,部分员工不满意,因为工作量的绝对不平均,而在薪酬分配方式上,大多数部门采取“二次打包分配”的原则,底层员工干多干少、干好干坏一个样,只要不违反原则性问题,一般不会被扣钱,职工收入相对平衡。进行二次打包分配的时候,确定各个部门的薪酬总额较为困难,部门总会争取更多的额度,这就需要A烟草公司在岗位设置、岗位职责确定、岗位价值评价等基础工作方面做得比较扎实。

  二、岗位说明书的内容设计
  
  岗位说明书的内容无统一范式,针对烟草企业“部门多、岗位多、人员多”的现状,根据烟草企业的实际情况制定了适合其需要的岗位说明书。包含以下7个内容模块。
  1.基本状况:包括岗位的名称、岗位编号、岗位类别、所属部门、直接上级部门和工作地点共6项内容,是对该岗位的简单描述。岗位的编号一般由企业人力资源部统一规定;考虑到烟草企业规模较大、层级或岗位类别较多,岗位体系往往比较复杂, 岗位名称已经不能作为区分岗位的惟一标志了,此时就需要引入岗位编号的概念。
  2.岗位的概要描述:岗位的概要描述应当尽量简洁、准确,它的格式通常始于一个动词,以此动词出发继续陈述这一动作的对象和作用及目的。
  3.岗位关系:包括对内关系和对外关系2项,明确本岗位的沟通范围。其中,内、外是以本企业为界限。对内主要指与直接上级或平级部门/ 岗位之间协作关系, 一般填写最常联系的 3~5 个部门或岗位;对外协作关系主要从上级单位、政府有关部门, 客户及中介组织等方面来描述。
  4.职责任务、权限、工作依据描述:该模块为岗位说明书的重要内容,是对该岗位所有工作的叙述,记录该岗位该干的具体事情,需要用叙述的语言进行简明归纳。它说明了为达到工作的目的,工作主要在哪些领域开展以及为完成该工作个人所应负有的责任。一个部门或科室中所有岗位的职责应能完全覆盖本部门或科室的总体职责。岗位职责是实现岗位使命的关键领域工作的概括,并依职责的重要性排序。它的通用格式是“表述权限和参与方式的动词”+“需要完成的工作或动词所指向的对象+职责目标(可选项)。为了使任职者顺利开展工作,才需要确定相应的权限和工作频率。
  5.绩效标准:规定对该岗位工作的考核办法。其中绩效指标是相对固定的,而其应达到的程度是相对变动的。因此岗位说明书中主要是明确岗位的主要绩效指标,主要从时间、数量、质量及成本等方面来设置。
  6.任职要求:描述从事该岗位所必备的最基本要求,包括素质要求、学历、专业、经历和技能要求。其中,学历、专业、经历和技能要求又分为基本条件和理想条件两种情况。岗位技能主要从招聘的角度出发, 根据岗位工作的需要, 并从工作性质和工作内容来判断其需求程度的级别。
  
  三、岗位说明书编制的步骤
  
  第一步:项目组梳理所有岗位,编制岗位说明书的模板。第二步:将由模板编写的调查量表发放至每个岗位,每位员工填写,并反馈至人力资源部。第三步:项目组分部门收集齐全调查量表,并根据相关标准文件(公司规章制度、生产管理办法、物资管理办法等),统一对岗位说明书模板进行编写。第四步:将修改后的模板发放至每个部门、每个岗位,由部门负责人对其进行修改,人力资源部认可其意见后交至项目组。第五步:项目组收集所有修改意见再次修订岗位说明书。第六步:人力资源部对所有岗位说明书审订确认并定稿。
  经由以上七个步骤,通过反复沟通和3个回合的反复,岗位说明书的编制充分体现了“全员”参与的特点,既保证了每份岗位说明书的准确性和可行性,又让每位员工熟悉了岗位说明书中的各项内容,避免流于形式。
  参考文献:
  [1]雷蒙德.A.诺伊:人力资源管理:赢得竞争优势[M].第三版.北京:中国人民大学出版社,2004
  [2]徐 苇:论图书馆岗位分析和岗位说明书的设计[J].图书馆工作与研究,2005,(3):40~54

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