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对新时期提高高校档案管理工作水平的思考
作者:未知 文章来源:网络 点击数: 更新时间:2010-2-1

摘要:计算机技术和信息技术的大量使用,给高校档案工作带来了新的机遇,同时也带来了压力和挑战。本文从加强组织领导,建立健全各项档案管理规章制度、加快档案信息化步伐,搞好电子信息档案管理工作和提高业务素质,加强档案管理人员的自身建设三方面谈谈个人对提高高校档案管理工作水平的几点思考。
关键词:高等学校  电子信息档案  规章制度 
        0 引言
        2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》指出高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”高校档案不仅记载着学校的办学历史,而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录,它全面反映了学校最基本的职能活动。目前我国高校档案管理已经进入信息化、电子化阶段,计算机技术和信息技术的大量使用,给高校档案工作带来了新的机遇,同时也带来了压力和挑战。如何适应新形势,对档案工作进行科学化管理,提高高校档案管理工作水平,成为摆在我们面前的一个新的课题。本文根据我校档案工作的现状谈谈个人对新时期提高高校档案管理工作水平的几点思考。
        1 加强组织领导,建立健全各项档案管理规章制度
        高校档案管理工作是一项综合性的工作,它涵盖了高校人事、文件、教学、科研、基建、财务、校产设备、学生学籍管理等多个方面,它的发展变化,是随着高校的发展一路走来的。要做好这项工作,应该从以下几方面考虑:
        1.1 领导重视,加大资金投入 2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》指出“高校档案工作由高等学校校长领导”,并赋予其4项主要职责。办法还规定“遇有特殊情况,应当立即向校长报告”。这些规定的推出有助于高校领导更新观念,增强档案意识,了解本校档案工作的现状,统筹全校档案事业发展规划,把其作为学校管理工作的重要事情来抓。档案管理工作既是一项基础性工作,又是一项服务性工作。要做好这项工作,学校领导必须加以重视,应把档案管理工作列入学校工作的重要议事日程,努力做到“三纳入”,“四同步”,即纳入学校的计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。
        1.2 建立完善的档案管理工作制度 建立系统有序的管理制度,是档案工作实现规范化管理的有力措施和可靠保证。没有完善的管理制度,就会导致档案管理工作始乱终废。要顺利开展档案管理工作,必须建立一套行之有效的管理制度,以制度管人,凭规矩办事。第一,高校档案机构要在贯彻执行国家有关档案工作的法律法规的基础上,综合规划全校档案工作,拟订和落实本校档案工作规章制度,如归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,库房管理有措施,开发利用有目标等,这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。第二,高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,保障档案工作正常、有序地开展。第三,强化档案行政部门对高校档案工作的业务指导、监督和检查,提高学校档案管理水平。档案管理人员在工作中坚持照章办事,努力做到坚持原则不动摇,执行标准不走样,履行程序不变通,遵守纪律不放松,才能保证高校档案管理工作高效有序地开展依法治档,依法护档,依法用档。
        2 加快档案信息化步伐,搞好电子信息档案管理工作
        2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》》明确提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”,突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的藩篱,突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位。高校档案信息化建设是以档案资源建设为核心,以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点,以计算机网络建设为基础,以扩大档案信息资源开发利用为目标,确保馆藏重要档案、照片、底片及录像档案数字化的一项重要的档案建设。随着办公自动化、网络化渐趋完善,许多日常工作可以直接在计算机和网络上办理,文件管理几乎可以不使用纸和笔,多采用大量的电子文件。高校电子信息档案也经历了一个从无到有、从不规范到规范化管理的过程。把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好,并得到长期保存,使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续,是所有档案工作者应尽的职责。
        2.1 适应文件载体的变化,做好电子文件归档工作 以纸质为载体的文件是在文件形成以后,先由文书部门立卷,再交档案部门归档,一般文档一年归档一次,基建等特殊档案完工年归档。经过长期实践,它已形成一整套严格的归档制度,它包括归档范围,归档时间,归档的案卷质量要求,归档手续,为高质量档案的形成打下了坚实基础。对于电子文件的归档,我校采用的方法是:电子文件的归档范围参照本校制定的各单位纸质文件归档范围,并应包括相应的背景信息和元数据。为做好电子文件归档工作,档案工作者提前参与各单位的电子文件形成过程,在电子文件系统的设计之初,档案工作者必须对电子文件生成系统的软硬件和数据结构及归档、维护等做出明确的规定,以使电子文件能有效地进行归档。电子文件归档主要采取物理归档方式,并可根据电子文件内容与性质的不同选择网络传输归档方式或介质传递归档方式。各单位在每年文书归档的同时进行与纸质档案相对应的电子文件的归档,并按照档案网络管理系统中要求的电子文件格式、大小,通过校园局域网将电子文件全文传输到“南大之星”档案网络管理系统,专职档案员再进行全校档案系统整理,编目上架以及开发利用工作。
        2.2 适应文件载体的变化,做好电子档案的安全防护工作 纸质档案的安全防护工作,只要在档案库房内做到排列整齐,按规定借阅,杜绝丢失,防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防光、防尘、防高温,修表加固和字迹恢复等,一般室温

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