您现在的位置: 论文资源库 >> 论文资源 >> 公共管理 >> 档案管理 >> 正文

多措并举确保电子档案安全##lunwen.5151doc

多措并举确保电子档案安全
作者:胡贞霞 文章来源:论文资源库 点击数: 更新时间:2010-6-27

  建立完善的电子档案的管理制度,电子档案存贮安全及策略,电子档案的应用安全及策略

  多措并举确保电子档案安全

  时下,科技的迅猛发展给电子档案的广泛应用插上了翅膀,同时,电子档案的安全问题越来越受到广大档案工作者的关注。机遇与挑战并存,只要档案部门和广大档案工作者,适应新形势,与时俱进,不创新,多种方法并用,就会保证电子档案的安全。

  一、 建立完善的电子档案的管理制度

  健全的制度是电子档案安全的保证。建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度,从每一个环节堵塞信息失真的隐患,对于维护电子档案的安全十分重要。同时,也是保证电子档案原始性、真实性的需要。各部门要制订严格详实的操作流程,把电子档案的安全责任贯穿在电子档案的形成、处理、收集、积累、整理、分类保管和利用等各个环节。维护其信息安全方面的主要制度措施有:

  1、电子档案的制作过程各级人员职责。明确各级人员的责任和分工。一般来说,不相关人员不能进入其他人的责任范围,在电子档案的形成、处理、收集、积累、整理、分类保管和利用等各个环节,都要有专人负责。制作时,不仅注重每个环节的结果,也要重视每项工作的具体过程,并把这些过程一一记录下来,以防由于误操作、有意删改等原因造成文件信息的改变。从而,从电子档案的源头上保证电子档案的安全。

  2、防在分散状态下发生信息损失和变动制度。公文性电子档案一经定稿就不得进行任何修改。电子档案的更改要经过必要的批准手续。收集积累过程中的一切变更都应记录在案。重要的电子档案要有备份。对电子档案不需要区分格式,一般情况下要采用通用、统一的文件格式,确保电子档案与计算机操作系统及应用软件的长期兼容。为确保数据的安全;需要区分格式的,要严格按照格式要求制作。为防止重要电子档案受到破坏,制作最好采取“双轨制”,即:纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案,纸质档案与电子档案相结合,并使用不同的编目方法和存贮装具。利用“双轨制”或“两套制”以便利用时参照互补,优势互补,万一电子档案被损坏,相应的纸制裁档案还保存完好。对于需更新文件结构的电子文档,更新时也要及时更新档案支持软件,并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下,更新电子档案的文件结构。对于特殊的电子档案,必须以原始形成显示的,还要保存相应的档案支持软件和整个操作系统,并与电子档案存储在一起,恢复时,一同恢复。

  3、建立和执行科学的归档制度。归档前应对电子档案进行全面、认真的检查,在内容方面检查归档的电子档案是否齐全完整,真实可靠;相应的机读目录、伺服软件、其他说明是否一同归档;归档的电子档案是否最终稿本;电子档案与相应的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致,软件产品的源程序与文本是否一致等。在技术方面,应检查归档电子档案载体的物理状态,有无病毒,读出信息的准确性等。归档时,把符合归档条件的电子档案按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上,脱机保存的电子档案最好用光盘刻录机记录在光盘上。在计算机网络上信息联机传送时要采取必要的安全保密措施。涉密电子档案严禁在网络开放。

  4、建立和执行严格的保管制度。归档电子档案应使用光盘作为存储介质,对所有归档的电子档案应作保护处理,使之置于只读状态。定期检测和拷贝。对所保存的电子档案载体,必须进行定期检测和拷贝,以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次,抽样的样品数量以不少于10%,对其外观、载体表面、外表涂层等方面进行检查,还要对载体上的信息进行读写校验和修复。同时,还要对重要档案进行定期拷贝,以延长电子档案载体寿命,磁盘一般每2年应拷贝一次,光盘每5年应拷贝一次,拷贝后的载体与原载体同样编号保存。此外,特别重要的电子档案至少要一式三套,一套供查阅利用,一套封存保管作为备用,第三套异地保存,以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃,甚至战争人为或自然因素的破坏。不宜公开的档案或特别重要的电子档案要打印输出件或制成缩微品脱机保存,以防网络或机器损坏造成档案的丢失或破坏。对于电子设备的更新换代问题,要充分考虑长期兼容,为此有条件的部门要采用通用、统一的文件格式,以便现在的电子档案能够更好被未来的计算机操作系统和应用软件所兼容。对一些原始性很强的电子档案,还要保证电子档案的原始性,必须以原始形成的格式进行还原显示。可采用将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存,并与电子档案存储在一起,恢复时,使之按本来的面目进行显示。

  5、对电子档案利用活动的管理制度。建立电子档案管理的日志记录管理系统,对电子档案的利用实行利用权限控制,防止无关人员对电子档案系统的非法访问,防止利用过程中的泄密和损伤。该系统能对用户登录时间、相关操作等信息进行记录,可自动对每份电子档案的修改、存取、传输等任何操作都进行实时登记,以密码形式存储并有防删改措施,从而为随时印证该电子档案的来龙去脉提供完整、细致的查考信息。实现对电子档案进行时时监控。这一系统只有专人才有权限查看,确保电子档案不被其它人员操作或破坏。对入库电子档案未经领导批准不得随意外借,只能以拷贝的形式提供利用。有条件的地方对电子档案的电子记录系统还要辅之以必要的人工记录,两种手段共用确保电子档案的网上安全。

  6、建立档案人员学习培训制度,不断提高档案管理人员的素质。现在和将来的电子档案管理均采用的是不断更新的技术,只有具备电子信息技术和网络应用的人才才能保证电子档案信息安全。档案工作者只有不断学习才能紧跟时代的步伐,同档案科技发展同步,档案工作者要不断学习新知识以适应电子档案这个新事物。各地也要建立一套科学合理的培训制度,对档案人员进行定期和不定期的业务培训,尽快培养管理电子档案的专门人才与电子档案软件、硬件兼容,与时代兼容。

  二、电子档案存贮安全及策略

  存贮安全是电子档案安全的重要环节,此处着重谈在馆藏和网络和兼容性三个方面的安全。

  1、网络安全

  在电子档案的输入、存储、传输和提供利用过程中都存在信息失控、污染、干扰、过剩、丢失、窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素。这方面,技术不再是难题,关键是重视和投入问题。如今,各个行业和部门都广泛采用网络,如金融、计生等部门都采用了不同的技术,并且运行良好。魔高一尺、道高一丈,加、解密技术、病毒防护技术也相对完善,防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等方法,这些手段能有效的保护电子档案的安全,也可以让电子档案起到原始凭证的作用。档案部门同样可以采用这些技术,加大在这方面的投入,就一定能解决上网电子档案面临的诸多风险,保护电子档案信息不被修改、盗窃、删除。因此,只要我们不断的提高档案人员的素质和采用先进防范措施,电子档案的安全就会得到保证。

  2、馆藏安全

  针对电子档案和纸质档案的不同特点,建立与档案相适应的保存环境并配备不同的设备分别保存这两种档案。电子档案不仅对防尘、防

感谢您的阅读,本文来自[论文资源库]lunwen.5151doc.com收集与整理,感谢原作者。
本文版权归原作者所有,如需转载或摘录请注明出处:论文资源库 http://lunwen.5151doc.com

论文录入:5151doc    责任编辑:5151doc 
  • 上一篇论文:

  • 下一篇论文: 没有了
  • 【字体: 】【发表评论】【加入收藏】【告诉好友】【打印此文】【关闭窗口
    | 设为首页 | 加入收藏 | 联系站长 | 在线投稿 | 版权申明 | 网站登陆 |